In een nieuwe editie van de DX300 van MT Sprout wordt onderzocht hoe het gesteld staat met de digitale transformatie van Nederland. Een uitgelezen mogelijkheid om terug te blikken op het succesvolle digitaliseringsprogramma bij het Oranje Fonds. Dat doen Didiér Adams (Novisource) en Jasper Beekwilder-Janson (iTango) samen met Ida Riepma (hoofd Financiën en Bedrijfsvoering, het Oranje Fonds). Ze zoomen onder meer in op de werkwijze. Want: hoe hebben ze er binnen één jaar en acht maanden voor gezorgd dat het volledige pakket aan werkprocessen van het Oranje Fonds, plots gedigitaliseerd kon worden? En welke resultaten hebben ze nog meer bereikt?

In het statige pand van het Oranje Fonds in Utrecht vertelt Ida waarom de processen binnen de organisatie van het goede doel opnieuw tegen het licht moesten worden gehouden. “Wij wilden niet simpelweg de oude werkwijze opnieuw automatiseren; wij wilden een nieuwe manier van werken invoeren.”

De eerste stap was het betrekken van de procesconsultants en andere afdelingen binnen het Oranje Fonds. Zij deden vooronderzoek naar de mogelijkheden wat betreft het herinrichten van de processen. Dit vergde natuurlijk wel een nieuw perspectief: “‘Is dit écht de optimale manier van werken?’ Medewerkers bleven elkaar daarna bevragen over het waarom van elke stap. Dat heeft veel opgeleverd. Het was een ingrijpende operatie, die niet alleen om het primaire proces, maar ook om de integratie met Finance ging.”

Het uitbreken van de coronapandemie zorgde - zoals bij zoveel kwesties - roet in het eten. Zeker voor een organisatie als het Oranje Fonds, dat in het leven is geroepen om sociale projecten te ondersteunen. Er moest zo snel mogelijk een hulpfonds worden opgezet om getroffenen te kunnen helpen. Gelijk werd de noodzaak van procesoptimalisatie en digitalisering duidelijk, herinnert Riepma zich: “Dit kostte met de oude systemen zó veel tijd; het was nauwelijks te doen.”

“Achteraf denk je: hoe hebben we dit allemaal in dit tijdsbestek, middenin een pandemie, klaargespeeld?”, zegt Jasper Beekwilder-Janson. “Alle succesfactoren voor een digitale transformatie waren er: commitment van het MT, een helder kader en een realistische digitalisering.”

Overwinning voor het team

Nadat intern de nodige hersenspinsels waren uitgewisseld, was de volgende stap aan de Novisource consultants. Onder hun leiding werd in deze fase de workflow omgezet naar een zogeheten MVP (Minimum Viable Product). Een systeem dat in de kern ‘gewoon’ werkt, hetzij met louter de basisfunctionaliteiten. In latere fases werd dit vervolgens uitgebreid met extra functies en mogelijkheden. De integratie met de financiële systemen was net voor het begin van het nieuwe jaar klaar. “Die deadline was een overwinning voor het hele team. We hadden online lief en leed met elkaar gedeeld en terwijl de rest van Nederland kerstvakantie vierde, was het projectteam bezig de puntjes op de ‘i’ te zetten. Er werden tussen de bedrijven door coronababy’s geboren en mijn nieuwbouwhuis is opgeleverd, maar wij hebben het gered”, herinnert Didiér Adams zich.

Daarna was het tijd om een tandje terug te schakelen. “Het managementteam gaf ons daarvoor de ruimte. Als je te lang moet blijven pieken, hou je het niet vol. En bij het Oranje Fonds moest ook nog ander werk gebeuren naast het automatiseringsproject.”

Er werd dan ook al vooruitgekeken tijdens het digitale transformatietraject. Hoe moest de organisatie verder na afloop van het project? Riepma: “We hebben ons IT-team uitgebreid met een teamleider en een functioneel applicatiespecialist. IT is nu een volwaardig onderdeel van het fonds. We beseffen hoe belangrijk technologie voor ons is geworden. We werken nog steeds in sprints; het transformatieproject heeft een vliegwiel op gang gebracht.”

Overdracht van taken

Een compliment, want dat is precies hoe Didiér en Jasper hun taak zien. Jasper: “We werken via het two-in-a-boxprincipe, waarbij een externe aan een interne medewerker is gekoppeld. HIermee blijft de kennis in huis. Als het dan eenmaal loopt, moet de organisatie het verder zelf kunnen. Vanaf het begin hebben wij in het project kennissessies georganiseerd. Daarna namen de medewerkers van het fonds een deel van de taken over. Dat ging sneller en makkelijker dan ze hadden gedacht. Zij kregen stap voor stap de kennis die niet aanwezig was voor de digitale transformatie.”

Het digitaliseringsproject heeft het fonds ook op andere manieren veranderd. Riepma: “We werken sneller, hebben meer informatie beschikbaar, afdeling zijn meer met elkaar verbonden en werken beter samen, stuurinformatie is sneller voorhanden. De organisaties die steun vragen zitten zelf aan het roer: zij vullen aanvragen in, uploaden de documenten en kunnen het beoordelingsproces volgen. Daardoor is er nog maar één versie van de waarheid.”

Oranje petje

De bijzondere band die het projectteam onderling heeft opgebouwd brengt het team weer samen op 12 maart 2022, tijdens NLdoet, een activiteit van het fonds. “Wij gaan een Torteltuin beplanten om gemeenschappelijk wonen te stimuleren”, aldus Jasper, die vorig jaar samen met zijn zoons een ecologische heg plantte bij de Molukse kerk in Houten. Adams heeft de tweedaagse vrijwilligersactie vorig jaar gemist. “Mijn schoonouders hebben toen drie maanden NLdoet gedaan in ons nieuwe huis”, lacht hij. Maar: “Wij houden een oranje petje op, ook nu het project is afgerond.”